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Question-réponse

Quels sont les délais de conservation des documents d'une association ?

Vérifié le 01/09/2021 - Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)

Une association doit conserver certains documents pour prouver l'existence d'un droit ou d'une obligation. Les délais de conservation varient en fonction de la nature des documents. La liste ci-dessous est donnée à titre non exhaustif (c'est-à-dire qu'elle n'est pas complète).

Les documents concernant la création de l'association doivent être conservés pendant toute la durée d'existence de l'association.

Il est conseillé de les garder de manière illimitée :

  • Déclaration de l'association (copie du dossier déposé en préfecture)
  • Récépissé de la déclaration
  • Copie de la demande d'insertion au registre des associations et fondations d'entreprise (JOAFE)
  • Extrait du JOAFE dans lequel a été publiée la déclaration (témoin de parution)
  • Statuts modifiés par ordre chronologique
  • Règlements intérieurs modifiés par ordre chronologique

  À savoir

les informations concernant les membres (nom, prénoms, adresse,...) ne peuvent pas être conservées après leur démission ou leur radiation. Toutefois, elles peuvent être conservées suite à accord exprès de leur part.

Les documents concernant le fonctionnement de l'association sont à conserver au minimum 5 ans :

  • Convocations de l'assemblée générale
  • Feuilles d'émargement, pouvoirs
  • Procès-verbaux d'assemblée
  • Bilan d'activités
  • Rapports du commissaire aux comptes

Les documents financiers doivent être conservés au minimum 10 ans : comptes annuels, livres comptables et pièces justificatives.

Les documents permettant de justifier ce que l'association doit ou non aux services fiscaux sont à conserver au minimum 6 ans.

Il en est de même des doubles des reçus des dons remis aux donateurs pour réduction d'impôt.

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)

5 ans

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite...

5 ans

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation

1 an

Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM

5 ans

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Titres de propriété et actes de ventes

Durée d'existence de l'association. Il est conseillé de les conserver de manière illimitée.

Contrats de bail, état des lieux, quittances de loyer

Durée du contrat + 5 ans

Contrat d'assurance

Durée du contrat + 2 ans

Factures de gaz et d'électricité

2 ans

Factures d'eau

4 ans si la distribution est assurée par une personne publique (commune par exemple)

2 ans si elle est assurée par une entreprise privée

Factures de de téléphonie (fixe et mobile) et internet

1 an

La loi n'oblige pas les associations à verser leurs archives aux archives municipales ou départementales.

Les associations peuvent proposer aux archives municipales ou départementales les documents dont elles jugent qu'ils présentent un intérêt historique :

  • Les archives municipales collectent et conservent les documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux et les documents d'origine privée concernant la ville concernée.
  • Les archives départementales collectent et conservent les documents produits par les services publics situés dans le département et les documents privés intéressant l'histoire locale.

Où s’adresser ?

Mairie

Archives départementales

Durée de conservation en fonction du type de document

Type de document

Durée de conservation

Documents portant sur la création de l'association

Illimitée

Documents portant sur le fonctionnement de l'association

Au moins 5 ans

Documents financiers

Au moins 10 ans

Documents fiscaux

Au moins 6 ans

Documents portant sur les personnes de l'association

Variable (entre 1 et 5 ans)

Documents portant sur les locaux de l'association

Variable (entre 1 an et illimité)

Carte Nationale d’Identité

Le demandeur d’une carte d’identité doit être de nationalité française.

Les modalités de première demande ou de renouvellement sont consultables en ligne sur : service-public.fr

Ce service vous permet de faire une pré-demande en ligne.

A défaut, il conviendra de déposer une demande “papier” dans une mairie équipée d’une station d’enregistrement. Il s’agit pour le Haut-Rhin des mairies suivantes : Altkirch, Andolsheim, Cernay, Colmar, Dannemarie, Ensisheim, Ferrette, Guebwiller, Habsheim, Huningue, Illzach, Kaysersberg, Masevaux, Mulhouse, Munster, Neuf-Brisach, Ribeauvillé, Rixheim, Rouffach, Saint-Amarin, Saint Louis, Sainte Marie aux Mines, Sierentz, Thann, Wintzenheim, Wittelsheim et Wittenheim. 

Pour les mineurs, en cas d’utilisation de la carte nationale d’identité pour sortir du territoire, une attestation d’autorisation de sortie du territoire (à établir par le responsable légal) est exigée si le mineur n’est pas accompagné de la personne exerçant l’autorité parentale. Cette attestation n’est pas nécessaire si le mineur possède un passeport à son nom.

Cimetière

Accès et concessions

Les demandes de concessions se font auprès de la Mairie (tarifs visibles sur la liste des tarifs communaux de l’année).

Règlement du cimetière

Le maire d’Oberhergheim, considérant qu’il est indispensable de prescrire toutes les mesures réclamées par la sécurité, la salubrité, la tranquillité publiques, le maintien du bon ordre et de la décence dans le cimetière, règlemente l’accès au cimetière par l’arrêté N°19 / 1994 du 20 septembre 1994.

Passeport

Le passeport biométrique est entré en vigueur le 9 juin 2009 dans le département du Haut-Rhin.

La procédure de première demande ou de renouvellement rejoint celle de la Carte Nationale d’Identité.

La demande doit être déposée dans une mairie équipée d’une station d’enregistrement ; il s’agit pour le Haut-Rhin ds mairies suivantes : Altkirch, Andolsheim, Cernay, Colmar, Dannemarie, Ensisheim, Ferrette, Guebwiller, Habsheim, Huningue, Illzach, Kaysersberg, Masevaux, Mulhouse, Munster, Neuf-Brisach, Ribeauvillé, Rixheim, Rouffach, Saint-Amarin, Saint Louis, Sainte Marie aux Mines, Sierentz, Thann, Wintzenheim, Wittelsheim et Wittenheim.

Renseignements et pré-demande en ligne sur : service-public.fr

PACS

Le Pacte Civil de Solidarité (PACS) est un contrat. 

Il est conclu entre deux personnes majeures, de sexe différent ou de même sexe, pour organiser leur vie commune. 

Les parteniares doivent remplir certaines condiditons et rédiger une convention.

Le PACS est enregistré en mairie ou chez un notaire. 

Il est de coutume à Oberhergheim que le Maire reçoive les partenaires pour la conclusion du contrat. 

Contact : https://mairie.pixel-plurimedia.fr/contact

GENEALOGIE

Pour toute recherche dans les registres d’état civil, il est impératif de prendre rendez-vous avec le secrétriat de la mairie. 

Contact : 

RECONNAISSANCE D’ENFANT

Un enfant né ou à naître est reconnu par sa mère et/ou son père (couple non marié) au moyen d’un acte officiel dans n’importe quelle mairie sur présentation de pièces justificatives. 

Plus d’informations sur : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F887

ou contact : 

RECENSEMENT CITOYEN

Tout jeune français de 16 ans doit se faire recenser pour obtenir une attestation de recensement, document demandé dans de nombreuses démarches. 

Le recensement permet également aux jeunes d’être convoqués à la journée défense et citoyenneté (JDC).

Les Oberherghheimoises et Oberhergheimois déclarés habitant la commune pourront se rendre en mairie pour se faire recenser dès réception de la convocation envoyée par le secrétariat.

Informations utiles sur : https://presaje.sga.defense.gouv.fr